ivent prawna strona.pdf

(5650 KB) Pobierz
InspIracja dla
event managera
nr 3 | SIERPIEŃ 2013
Okiem
eveNt mANAgeRA
Okiem
KReAtoRA
Okiem
PRAWNIKA
Współpraca
z podwykonawcą
str. 6
Aranżacja
przestrzeni
str. 12
Organizacja eventu
od strony prawnej
str. 20
BIG IDEA to nIE wszystko
3
nr 3
|
SIERPIEŃ 2013
Życie pełne pasji i nowych wyzwań to jeden
z powodów, wymienianych przez osoby chcące
związać swoją karierę z branżą MICE. Inne
częste przyczyny to chęć poznawania ciekawych ludzi
i odkrywania nowych miejsc, pociąg do adrenaliny i poczucie,
że każdy dzień będzie pełen nowych emocji i wrażeń.
To wszystko znajduje swoje potwierdzenie w rzeczywistości.
DOROTA ROgOZińSKA
redakCJa
event manager neWs
www.eventmanagernews.pl
mail: redakcja@eventmanagernews.pl
tel.: (+48) 22 308 00 11
tel. kom.: (+48) 698 682 267
Adres kOrespOndencyjny:
Kasprowicza 95, 01-823 Warszawa
Event Manager Training Group EMTG
NIP:118-174-78-31
REGON:142125616
Autorzy ArtykułóW:
Piotr Cieślak,
Globalincentive.pl
Aga Ciesielska,
Stowarzyszenie Branży Eventowej
Łukasz Ostaszewski,
Agencja Plej
Wojciech Zbroja,
Rent Design
Jacek Żerdziński,
MAKATA Creative Group
Przemysław Witkowski,
Focus Event
Katarzyna Marek,
Firma prawnicza LSW
Sylwia Duszyńska,
Firma prawnicza LSW
Magdalena Kozicka,
Mea Group Sp. z o.o.
Łukasz Deoniziak,
Mea Group Sp. z o.o.
Nina Żukowska,
Voda Naturalna
SkłAD I łAMANIE:
Robert Stolarek
ZnAjdZ nAs nA:
Facebook: facebook.com/EventManagerNews
Twitter: twitter.com/EventManagerNew
Pinterest: pinterest.com/EventManagerNew
Równolegle jednak, funkcjonuje również druga, ciemniejsza
strona medalu. Jest nią świadomość istnienia wielu
czynników kształtujących finalny efekt eventu, na które
nie mamy wpływu. Bo jak uchronić się przed nietrzeźwym
podwykonawcą, baletnicą łamiącą nogę podczas występu
czy wreszcie brzydką pogodą? Event żyje własnym życiem,
przynosi wiele stresów i nieoczekiwanych zwrotów akcji, ale
przede wszystkim wymaga niezwykle precyzyjnej i sprawnej
organizacji. W sierpniowym numerze Event Manager News
zajrzymy za kulisy wydarzeń i sprawdzimy, jak sprawnie
zarządzać projektem, dobierać zespół i podwykonawców,
kreować przestrzeń i budować efektowny scenariusz.
Wszystko po to, by przewidzieć nieprzewidywalne…
W tym
NuMErzE:
Okiem
stratega
Okiem
prawnika
Od potrzeby biznesowej do przetargu
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
4
Okiem
event managera
Organizacja eventu
od strony prawnej
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
20
Okiem
event managera
podwykonawca – silne ogniwo
w łańcuchu eventowym
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
6
Okiem
event managera
zarządzanie projektem eventowym
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
24
Okiem
marketingOwca
Wespół w zespół
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
9
sztuka nie dla sztuki
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
28
Case
study
Okiem
kreatOra
Aranżacja przestrzeni
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
12
endorfina events dla ING
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
30
insPiraCJe�½�½�½
Okiem
event managera
Scenariusz - konstrukcja rzeczywistości
w oparciu o emocje
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
18
EVENT MANAGER NEWS
narzędzia przetargowe
�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½�½str.
32
nr 3 | SIErPIEŃ 2013
4
BIG IDEA to nIE wszystko
Od potrzeby biznesowej
Okiem
stratega
Do przEtArGu
PiOTR CieślAK
■
Globalincentive.pl
Kto odpowiada za zakupy usług MICE? Ile czasu zajmują przetargi?
Do ilu firm wysyłane są zapytania? Czy firmy ograniczają wydatki na eventy?
Sprawdziliśmy, jak zmienia się organizacja wydarzeń w firmach.
Organizacja wydarzeń jest stałym elementem działalności
firm. Jest narzędziem wykorzystywanym do osiągania
określonych celów. Działy sprzedaży używają wydarzeń
do wsparcia działań handlowych. Organizują wydarzenia
specjalne i wyjazdy incentive dla swoich klientów, dystry-
butorów lub zewnętrznych sieci sprzedaży. Pracownicy
działów marketingu planują angażowanie konsumentów
w doświadczenia z marką przy okazji roadshow, wyda-
rzeń społecznych i akcji promocyjnych. Za wyjazdy in-
tegracyjne dla pracowników oraz wyjazdy motywacyjne
dla najlepszych handlowców najczęściej odpowiada dział
HR lub administracji. Z kolei asystenci zarządu organizu-
ją - czasem bardzo ekskluzywne - spotkania biznesowe.
W firmach, w których wydarzenia są ważnym elementem
strategii, zdarza się, że usługi MICE kupuje nawet kilka-
dziesiąt osób, ale w ponad 80% firm zajmuje się tym
od 1 do 5 osób.
W większych korporacjach od kilkunastu lat możemy
obserwować przechodzenie tego rodzaju zamówień pod
kontrolę działów zakupów. W takiej sytuacji, wcześniej
wymienione działy, stają się klientami wewnętrznymi.
W działach zakupów usługi MICE są częścią zakupów
marketingowych, a szerzej - zakupów indirect, czyli
niezwiązanych bezpośrednio z produktami lub usługami
firmy.
Śledzenie procesu planowania wydarzenia zaczynamy
od momentu powstania potrzeby biznesowej. Jeszcze
kilka lat temu większość większych wydarzeń była
planowana z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Wyniki badania „Zakupy usług MICE”, przeprowadzonego
w czerwcu 2013 roku na grupie ponad 50 przedstawicieli
działów zakupów przez platformę Globalincentive.pl poka-
zują, że obecnie w większości firm proces ten trwa od
miesiąca do trzech miesięcy. W 16% firm jest to nawet mniej
niż miesiąc.
1
Powstanie potrzeby
W firmach, w których
wydarzenia są ważnym
elementem strategii, zdarza się,
że usługi MICE kupuje nawet
kilkadziesiąt osób, ale w ponad 80%
firm zajmuje się tym od 1 do 5 osób.
EVENT MANAGER NEWS
Po wstępnym zaplanowaniu wydarzenia powstaje
brief - dokument określający cele i oczekiwania właściciela
projektu biznesowego. Dobrze przygotowany brief
powinien zawierać: założenia projektu, zadania stawiane
przed agencją, cele projektu, opis firmy (analiza rynku,
analiza odbiorcy, analiza konkurencji) oraz wymagania
firmy. Brief trafia do działu zakupów, który określa, do ilu
oferentów trafi zapytanie ofertowe związane z danym
wydarzeniem. Wspomniane wcześniej badania wskazują,
że 73% firm kieruje zapytania do 1-5 oferentów. Czasem
organizowane są przetargi na kompleksową obsługę
wszystkich wydarzeń. Agencje wybrane w przetargu są
umieszczane na shortliście firm, do których trafiają
wszystkie zapytania. Głównym powodem takiego działa-
2
Wybór oferentów
nr 3 | SIErPIEŃ 2013
BIG IDEA to nIE wszystko
5
nia jest chęć budowania relacji z dostawcami i wygoda
stałej współpracy. Jedna z firm farmaceutycznych zrobiła
nawet eksperyment i zaprosiła do całościowej obsługi
tylko jedną firmę, ale po kilku miesiącach zrezygnowała z
tego modelu. Oferta wybranej agencji stawała się bowiem
z czasem, dużo mniej konkurencyjna. Aby zapobiegać
takim sytuacjom firmy regularnie odświeżają listy dostaw-
ców, zapraszając do współpracy nowych lub korzystają
z narzędzi, jak platformy przetargowe, które pozwalają
w prosty sposób otrzymać konkurencyjne oferty.
Najczęstszą formą poszukiwania dostawcy jest
przetarg. Badania Globalincentive.pl pokazują, że w więk-
szości firm proces ten zajmuje od 2 do 4 tygodni. Zdarzają
się sytuacje, kiedy przetarg zostaje zorganizowany w
celach nieuczciwych, w celu zebrania ofert i przekazania
ich wybranemu wcześniej dostawcy do realizacji, albo
żeby móc zabezpieczyć się przed zarzutem preferowa-
nia jednego wykonawcy. Przed takimi sytuacjami warto
zabezpieczyć się, wprowadzając do ofert zapisy o ochronie
praw autorskich.
3
Przetarg
głównymi kryteriami
wyboru są: standing
finansowy, czynniki wpływające na
bezpieczeństwo realizacji kontraktu,
potencjał spełniania stawianych
wymagań oraz cenowe i pozacenowe
czynniki kosztotwórcze
Kryteria wyboru oferty, zależą od wagi przykładanej
do oceny poszczególnych elementów. Czasem najważniej-
sza będzie koncepcja kreatywna, czasem wygoda części
logistycznej (przeloty, transfery, komfort hotelu itp.).
W większości projektów bardzo ważnym, a niekiedy
najważniejszym kryterium, jest cena. Działy zakupów wni-
kliwie analizują szczegółowe kosztorysy ofert, aby znaleźć
oferty niekoniecznie najtańsze, ale te, oferujące spełnienie
największej części założeń briefu, w jak najkorzystniejszej
cenie. Między innymi dlatego, zapytania od działów zaku-
pów często zawierają przygotowaną formatkę kosztorysu,
aby zamawiający mógł łatwo porównać elementy ofert.
Kryteria wyboru oferty powinny być jasno określone
w zapytaniu ofertowym. Można je dodatkowo podzielić
na kryteria wyboru oferenta i samej oferty. W przypadku
firm, z którymi zamawiający wcześniej nie współpracowali,
głównymi kryteriami wyboru są: standing finansowy,
czynniki wpływające na bezpieczeństwo realizacji kontrak-
tu, potencjał spełniania stawianych wymagań oraz cenowe
i pozacenowe czynniki kosztotwórcze. Z tego powodu
bardzo istotne jest doświadczenie firmy (portfolio podob-
nych realizacji) oraz data założenia firmy. Istotna jest też
historia współpracy z daną firmą lub z innymi firmami
z branży, w jakiej działa korporacja. Aby sprawdzić standing
finansowy, zamawiający często weryfikują zaległości
w płatnościach do ZUS i US, a także proszą o przesłanie
bilansu za poprzedni rok. W oczach klientów potwierdze-
niem wiarygodności jest również przynależność do
stowarzyszeń branżowych, takich jak SOIT i SBE.
W przypadku wyjazdów zagranicznych coraz bardziej
istotna staje się wysokość gwarancji ubezpieczeniowej
lub bankowej. Sposoby na przefiltrowanie oferentów
mogą być też bardziej niecodzienne: w organizowanym
niedawno przetargu na całościową obsługę eventowa,
zamawiający oczekiwał wpłaty wadium w wysokości
kilkudziesięciu tysięcy złotych przez firmy zainteresowane
współpracą, a w trakcie współpracy zdeponowania znaczą-
cej sumy na poczet ewentualnych reklamacji.
4
Kryteria wyboru oferty
Platformy zakupowe to narzędzia wspomagające proces
zakupowy – dzielą się na platformy wielobranżowe
(na świecie Ariba, w Polsce np. Marketplanet, Logintrade)
oraz platformy branżowe (np. platforma dla branży MICE
– Globalincentive.pl). Narzędzia te, służą do przeprowa-
dzania przetargów online w celu zaoszczędzenia czasu,
zagwarantowania transparentności procesu przetargowe-
go i uzyskania możliwości szybkiego porównania
ofert według wcześniej ustalonych kryteriów. Platforma
Globalincentive.pl działająca na rynku od 2 lat przeprowa-
dziła z powodzeniem ponad 900 przetargów. Jest to narzę-
dzie wykorzystywane w wielu korporacjach do kupowania
wszystkich usług z kategorii MICE.
Z najważniejszych trendów dotyczących planowania
wydarzeń w firmach zwraca uwagę dość stabilna pozycja
wydatków na ten segment w budżetach korporacji.
Dwie trzecie firm deklaruje utrzymanie lub wzrost
wydatków na MICE w 2013 roku w porównaniu z rokiem
poprzednim. Dlatego, mimo „narracji kryzysowej”
w mediach, w branży MICE cały czas praca wre.
5
Narzędzia wspomagające
proces zakupowy
EVENT MANAGER NEWS
nr 3 | SIErPIEŃ 2013

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika:

Zgłoś jeśli naruszono regulamin