Jak_zorganizowac_event.pdf

(38 KB) Pobierz
Jak zorganizować event?
Organizacja imprez jest kolejnym narzędziem kształtowania wizerunku firmy. Jednym z
zasadniczych zało eń eventu jest przyciągnięcie uwagi grup docelowych. Imprezy mogą być
zakrojone na ró ną skalę, w zale ności od potrzeb i mo liwości firmy. Dobrze zorganizowany
event w oryginalny i niekonwencjonalny sposób prezentuje firmę i jej produkty, umo liwia
bezpośrednią prezentację, a przede wszystkim słu y integracji i zacieśnieniu więzi z
otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. Z uwagi na cel przewodni – czyli wywołanie
rozgłosu wokół firmy, powinno być to wydarzenie nietypowe. Chocia by dlatego, e
niektórzy nasi goście - dziennikarze, czy osoby publiczne otrzymują na co dzień wiele takich
zaproszeń i musimy ich przekonać, e z nami nie zmarnują czasu. A ciekawie zrealizowane
przedsięwzięcie
na
długo
pozostaje
w
pamięci
uczestników.
Kilka pojęć związanych z eventem:
•
business events, wydarzenia biznesowe
- słu
ą
poprawie komunikacji w ramach struktur
wewnętrznych – z pracownikami, dostawcami, dealerami i innymi partnerami handlowymi.
W zakres wydarzeń biznesowych wchodzą ró norodne konferencje, targi, uroczystości
zorganizowane z okazji
świąt,
kongresy etc.
•
incentive events
– wydarzenia motywacyjne. To imprezy słu
ące
podniesieniu motywacji
pracowników wewnętrznych i innych osób współpracujących z firmą. W ramach incentive
events organizuje się ró norodne wycieczki, zagraniczne szkolenia, zwiedzanie
przedsiębiorstw z bran y, są to równie nagrody i wyró nienia.
•
institutional events
– wydarzenia społeczne organizowane przez władze publiczne i
skierowane do obywateli, organizacji, wyborców. Są to ró norodne obchody, jubileusze,
sympozja naukowe.
•
special events
– wydarzenia specjalne (imprezy okolicznościowe). To „niecodzienne”
imprezy rozrywkowe, słu
ące
głównie komunikacji z klientami. W ramach special events
organizowane są m.in. happeningi, imprezy promocyjne, sportowe, koncerty.
Przygotowanie eventu wymaga realizacji szeregu zadań i dopracowania wielu szczegółów
organizacyjnych. Organizując event, nie mo emy zapomnieć o wykonaniu następujących
czynności:
1. Opracowanie koncepcji przedsięwzięcia
Bardzo wa nym elementem jest określenie celu i rozpoznanie potrzeb (co chcemy osiągnąć?,
do kogo chcemy trafić?), a następnie ocena mo liwości realizacji tych celów. Nale y
przygotować scenariusz, uwzględniający takie kwestie jak:
- zorganizowanie miejsca. Powinniśmy przeprowadzić wizję lokalną miejsca, w którym ma
się odbyć impreza, aby sprawdzić, czy to co zaplanowaliśmy, jest mo liwe do zrealizowania.
Miejsce musi być dobrze usytuowane, tak, aby zapewnić dogodny dostęp gościom. Przestrzeń
ma być dostosowana do liczby uczestników tak, aby czuli się swobodnie,
- część merytoryczna, program artystyczny,
- oprawa plastyczna, muzyczna i
świetlna,
- nagłośnienie,
- odpowiedni personel,
- zaplecze techniczne i logistyczne (zaproszenia, ewentualny transport, noclegi, wy ywienie,
zorganizowanie potrzebnego sprzętu, uprzątnięcie terenu po zakończeniu imprezy), -
materiały reklamowe (jeśli przewidujemy logo, transparenty, tablice informacyjne i inne tego
typu materiały, nale y zadbać, aby były one dobrze wyeksponowane),
- zapewnienie bezpieczeństwa (stra miejska, policja, stra po arna, słu by drogowe, słu by
medyczne).
2. Ustalenie bud etu
Ocena mo liwości finansowych firmy i sporządzenie kosztorysu.
3. Szczegółowy raport z realizacji eventu i całościowe zestawienie rezultatów
(równie na
podstawie monitoringu mediów)
Dla zyskania rozgłosu, imprezy takie organizuje się często pod patronatem lokalnych bądź
ogólnopolskich mediów. Planując przygotowanie imprezy warto zadbać równie o
pozyskanie VIPów i sponsorów. Tych pierwszych – dla uatrakcyjnienia imprezy i wzbudzenia
większego zainteresowania mediów. Sponsorzy natomiast mogą w znacznym stopniu
odcią yć nasz bud et. Trzeba jednak pamiętać, aby dobierać sponsorów nie przypadkowo, ale
powinny być to firmy/organizacje/instytucje w jakiś sposób nawiązujące do charakteru
imprezy. I jeszcze jedna, bardzo istotna kwestia. Nale y przygotować się na ró ne, często
nieprzewidziane sytuacje. Trzeba wiedzieć co zrobić, jeśli zacznie padać deszcz, któryś z
gości nie przyjedzie lub nastąpi awaria techniczna.
Krótko o niektórych rodzajach eventów
1. Drzwi otwarte.
Celem tego typu wydarzeń jest pokazanie firmy „od wewnątrz” i
zainteresowanie gości jej działalnością. Dla uatrakcyjnienie mo na łączyć takie spotkania np.
z wystawą, poczęstunkiem, konkursami itp.
2. Imprezy plenerowe.
Są to eventy organizowane głównie dla mieszkańców miasta, powiatu
etc. Towarzyszą im często koncerty, pikniki, loterie, konkursy. Atrakcją mo e być osoba
prowadząca, albo te znany zespół.
3. Imprezy pracownicze
Głównym celem organizacji imprez pracowniczych jest
usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Pełnią one funkcję integracyjną oraz motywacyjną.
Organizowane są zazwyczaj z okazji jubileuszu firmy,
świąt
bądź innego wa nego
wydarzenia. Charakter imprezy musi współgrać z kulturą organizacyjną firmy. Równie lokal,
w którym ma się odbyć spotkanie powinien odpowiadać wnętrzem wizerunkowi firmy.
Najczęściej imprezy takie składają się z części szkoleniowej i rozrywkowej.
4. Konferencje i seminaria
Tego typu eventy spełniają zwykle funkcje naukowo-poznawcze,
ale równie promocyjne (poprzez sam fakt uczestniczenia w takiej konferencji, lub
zorganizowanie stoiska informacyjnego). Przygotowanie konferencji naukowej opiera się na
kilku uniwersalnych zasadach. Nale y opracować merytoryczną część, czyli wybrać temat,
dobrać prelegentów, i przygotować materiały. Kolejnym wa nym punktem są kwestie
techniczno-logistyczne (sala, zaproszenia, pakiety konferencyjne, sprzęt, catering, recepcja,
ewentualny nocleg i transport) oraz promocja imprezy (prasa, potencjalni odbiorcy, mailing,
reklama, ogłoszenia w prasie). Niezwykle przydatny jest dokładny harmonogram
uwzględniający zarówno etap przygotowawczy, jak i realizacyjny. W ramach konferencji
często organizuje się konferencję prasową. Stałą częścią większych, zwykle kilkudniowych
konferencji, są imprezy towarzyszące np. koncerty, grill party, pokazy mody, sztucznych
ogni, walk wschodnich etc. Elementem uatrakcyjniającym konferencje wyjazdowe są gry
plenerowe, często połączone z podsumowaniem, wręczeniem nagród i wyró nień itp. Dobrze
jest uruchomić specjalną witrynę internetową na temat konferencji, która będzie zawierała
wszelkie informacje, będzie umo liwiała zwrócenie się z zapytaniem oraz wysłanie
formularza zgłoszeniowego. Po zakończeniu konferencji, mo na umieścić tam relację i
fotoreporta z uroczystości. Dla zbadania oddźwięku i opinii na temat konferencji mo na
rozdać uczestnikom ankiety, które pozwolą wyciągnąć wnioski na przyszłość.
5. Targi, wystawy
Uczestnictwo w targach wpływa na presti przedsiębiorstwa. Oprócz
celów promocyjnych, mają te za zadanie podtrzymywać kontakty z kontrahentami, klientami
i innymi partnerami handlowymi. Po ustaleniu kwestii merytorycznych (dobór imprezy,
zaplanowanie terminu) trzeba zaprojektować stoisko. Ma ono oddawać charakter firmy, gdy
będzie jej wizytówką. Bardzo wa ne jest aby osoby reprezentujące firmę i obsługujące stoisko
były kompetentne i komunikatywne.
Inne formy eventów:
- bale karnawałowe,
- pokazy nowych produktów,
- tzw. road shows – imprezy objazdowe od miasta do miasta połączone z konkursami,
koncertami etc.
- happeningi, - pikniki rodzinne/firmowe
- otwarcie nowych obiektów – (np. z udziałem specjalnych gości).
- tzw. konkurencje team buildingowe słu
ące
budowaniu silnych relacji, poczucia jedności z
firmą i zespołem (paintball, gokarty, często elementy sportów ekstremalnych – loty balonem,
bungy, paralotnie, quady, survival).
Czasem mo e się okazać, e organizacja eventu wykracza poza kompetencje jednego działu,
wówczas mo na zatrudnić specjalną firmę, zajmującą się profesjonalnie organizacją imprez
(wyszukaj w katalogu: firmy organizujące imprezy).
Na podstawie: Barbara Rozwadowska (2002):Public relations.Teoria, praktyka, perspektywy,
Studio Emka, Warszawa 2002

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika:

Zgłoś jeśli naruszono regulamin